التطبيقات لتكنولوجية تتيح التواصل وادارة الاعمال عن بعد

تم طرح حلول جديدة للشركات في منطقة الشرق الأوسط تمكنها من متابعة أعمالها عن بعد في ظل الظروف الحرجة التي يمر بها العالم في الوقت الحالي بسبب احتمالات  انتشار وباء أنفلونزا الخنازير . ومع اقتراب موسم الشتاء، يزيد قلق العديد مِنْ الشّركات التجارية حيال تأثير انتشار وباء أنفلونزا الخنازير على عمليّاتِها، مشيرا إلى أن شركة غارتنر العالمية ذكرت في بيان لها أصدرته في ابريل الماضي "أنه وبحسب تقديراتها ان هذا الوباء سوف يدفع الشركات للتفكير في آليات للتصرف ومواجهة تداعياته خصوصا وان التحليلات تشير إلى أن الوباء يُمْكِنُ أَنْ يُسبّبَ نِسَبَ غياب تبدأ بـ%40 أَو أعلى في موظفي المشاريع والشّركات ومديري الأعمال، ممّا يُؤدّي إلى عرقلة الأعمال بصورة كبيرة" .

وقال نائب رئيس تنمية الأعمال لـ" أسترا " في الشرق الأوسطِ وشمال إفريقيا الدكتور روجر هاج إن خطط الاحتياط للشّركات تركز فقط على الإسنادِ واسترجاع البياناتِ وتخطيط المواقع، غافلةً عن الآثار السلبية لغياب الموظفين وانقطاع العملاء لأسباب طارئة على عائدات الشركات الصافية خصوصا وان تلك المشاكل تزيد التّكاليفَ غير المتوقّعةَ على الشّركات التّجارية الصّغيرةِ والكبيرةِ موضحا أن الدراسات تطالب الشّركات بتطوير وتطبيق خطط أكثر تطورا تركز على الاتصال عن بعد لمواجهة أي أحداث يمكن أن تعوق عملية وصول الموظفين أو العملاء لمكان العمل سواء كانت أوبئة أو مشاكل اضطرابات الطقس أو وسائل المواصلات بأنواعها.

وذكر انه وبالرّغم من نمو عدد الشّركاتِ الّتي طوّرت خطط احتياط للطّوارئِ، لم يأخذ البعض منها بعين الاعتبار الدّور المهمّ للاتصالات باستخدام التّقنيةِ والسّياسات الصّحيحة، ولذا فإن العديد من تلك الشّركات لن تَكون قادرة على العمل أثناء الأوقات الحرجة"

ويرى هاج أن إتباع الحلول الصحيحة يُساعد الشّركات في الشرق الأوسط على ضمان مواجهة أفضل للحالاتِ غير المتوقّعة وإبقاء قوى عاملةَ نشيطة في الشركات التي تتبنّى مثل هذه الحلولِ الإبداعيةِ لاستخدامها أيضاً على قاعدة منتظمة لمنافعها الأوسع لضمان معرفة موظّفيها الكاملة بكَيفّية الاستخدام الأفضل لها. وشدد هاج على أن أسترا تنصح الشّركات بشأن اختيار الأدواتِ الصّحيحةِ للعَمَل عَنْ بُعْد والحفاظ على قوى عاملةَ نشيطةَ في الظّروفِ الاستثنائية كجزء مِنْ تخطيط استمرارية العمل وذلك عبر إتباع مجموعة من الإجراءات أهمها تسهيل العمل عن بعد .وفي حال حاجة الموظّفين للعمل مِنْ المنزل، سيتطلّب الأمر الأدوات الصّحيحةَ لإتمام العَمَل بشكل كفوء وذلك من خلال تَزويد الموظّفين بأجهزة الحاسوب النقالةِ للتمكّن من دخول البريد الإلكتروني كأحد السّبل لتفادي انخفاض الإنتاجية. فمن نتائج أبحاث شركة كاناليس لعام 2008 أنّ أغلبيةَ المؤسسات توفّر العمل المرن لموظّفيها عبر تقديم الكمبيوتر المحمول دون تزويدهم بتقنيّة الـGSM  غير أنّ تجهيز الموظّفين بتقنيّة الاتصالات الصحيحةِ كهاتف  IPأو هواتف بديلة تمكّنهم من إجراء أو استقبال الاتصالات على أرقامهم المعتادة والاستفادة من كلّ الميزّات اللاّزمة لإدارة اتصالات عمل كفوءة، حتى أحيان العمل عن بعد.

وشدد الدكتور روجر هاج على اعتماد التقنيات الحديثة الصّحيحةِ لتعاون أفضلِ مؤكداً أن البعد لا يعني عدم التّواصل.ويمكن لإدارة الحضورعبر التقنيات البسيطة ضمان تلبية الاتصالات بسهولة وتمكين الموظّفين والزّبائن من التّواصل مع الأشخاص الملائمين. وعبر مشاركة الوضع الحالي مع برامج ادارة الحضور يمكن للموظّف معرفة الحاضرين من الزّملاء للتّواصل، ممّا  يساعد على تَخفيض "نسبة الهاتف" وبذلك تحسين معدّل الإنتاج. وبعض الحلولِ الأخرى تستخدم الاتصالات الموحّدةِ (التّراسل السّريع الموحّد) ممّا يمكن أَنْ يُساعد في وقت التّعاون عن بعد. مع ضمان إمكانيّة عقد الاجتماعات المرئية والمسموعة ..

وقال إن الأوبئة السابقة أدّت إلى انخفاضات كبيرة في حركة سفر الأعمال، وفي حال عدم تمكن الموظّفين من السّفر لاجتماعات العمل، يوفّر حضور الاجتماعات عبر الفيديو بديل عملي عن الاجتماعات المباشرة وجهاً لوجه. ويمكن إنجاز هذه الاجتماعات عبر تجهيز أماكن العمل بمعدّات اجتماعات الفيديو المكرّسةِ أَو البرامج الموازية لتشغيل المؤتمرات عبر الفيديو لمن يعمل بعيداً أو من المنزل. كما يمكن للمؤتمرات الأكثر تقليدية الاستفادة من أدوات التعاونِ مثل إشراك الوثائق ممّا يجعل هذه الاجتماعات الافتراضية أكثر فعالية. وتستخدم المزيد من المؤسسات مثل هذه الأدوات لتَخفيض التكلفة وإشعاعات الكربون بالإضافة إلى رفع معدّل الإنتاج، لذا تُستبدل الاجتماعات بالفيديو والمؤتمرات الواقعيّة في حال الأزمات لتكون حلاًّ بسيطاً على طول السّنة. وطالب بتمكين وكلاء مركزِ الاتصال من العمل عن بعد ، بما تشكّله مراكز الاتصال من كونها الخطّ الأمامي لكلّ المؤسسات، لذا فمن الضّروري ـ من رأيه ـ تقديم الدّعم اللازم الّذي يتوقّعه الزّبون وتسهيل استقبال الطّلبات وتزويد المعلومات للخدمات العامّة. ومن أولى الأولويات للشّركاتِ اعتبار تأثّر مراكز الاتصال بالأحداث غير المتوقّعة ولتَطبيق الاتصالات اللازمة لتَمكين الوكلاءِ في المركز من العمل عَنْ بُعْد بذات أدوات الإشرافِ كزملائهم في المكتب، لضمان استمرارية العملِ بتواصلٍ مستمرّ. مشيراً إلى أن تكامل الهواتف النقالة مع أنظمة الاتصالات للثابت والنقَّال، يسمح لمختلف الشّركات التّجارية باختلاف حجمها ضمان الاتصال بجميع الموظّفين على رقمٍ واحد، مهما كانت الأداة المستخدمة أو المكان. كما أنّه يساعد على رفع إنتاجيّة الموظّفين عبر دعم الوصولِ السّهلِ إلى الميزات الأكثر شعبيةً على الهاتف.